Việc thiết lập văn phòng mới luôn tạo ra bước ngoạc trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Nhiều nhà quản lý xem đây là cơ hội củng cố hình ảnh thương hiệu. Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp khó khắn vì không biết bắt đầu từ đâu. Bài viết này xaydungoffice.com sẽ giúp bạn hiểu điều cần chuẩn bị trước khi đặt chân vào một không gian mới.
Những Yếu Tố Cần Đánh Giá Khi Chọn Văn Phòng Mới
Trước khi đưa ra quyết định, nhà quản lý nên rà soát những tiêu chí cho mục tiêu ít nhất trong 3 năm tới. Văn phòng mới không chỉ là nơi làm việc mà còn là nền tảng để doanh nghiệp phát triển.
Đánh Giá Vị Trị Trí Địa Lý Của Văn Phòng Mới
Khi tìm kiếm không gian làm việc mới, không chỉ tìm kiếm một văn phòng đẹp mà vị trí luôn là yếu tố được ưu tiên. Doanh nghiệp nên chọn những khu vực thuận lợi di chuyển, gần các trục giao thông chính. Yếu tố này tạo lợi thế trong tuyển dụng, dặp gỡ khách hàng, tổ chức vận hành hằng ngày. Một địa điểm phù hợp góp phần định hình trải nghiệm làm việc của nhân viên, tạo ấn tượng với đối tác ngay từ lần đầu bước vào.
Rà Soát Diện Tích Của Văn Phòng Mới
Nhiều doanh nghiệp chỉ thay đổi văn phòng mới khi quy mô đội ngũ tăng. Nhưng điều quan trọng là xác định diện tích dựa trên số lượng nhân viên hiện tại, cộng thêm biên độ mở rộng hợp lý. Một không gian quá nhỏ sẽ dễ tạo áp lực trong vận hành. Nhưng nếu một không gian quá lớn gây tốn chi phí duy trì. Cách tính bài bản dựa trên tiêu chuẩn diện tích trung bình cho từng vị trí, tính thêm không gian dùng chung như phòng họp, khu pantry, lưu trữ.
Kiểm Tra Hạ Tầng Và Mức Độ Sẵn Sàng
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra hệ thống điện, mạng, điều hòa, phòng cháy chữa cháy, dịch vụ quản lý tòa nhà. Hạ tầng ổn định là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng làm việc trong văn phòng mới.
Tỷ lệ sự cố liên quan đến kỹ thuật càng thấp thì năng suất nhân sự càng cao. Việc kiểm tra sớm giúp giảm rủi ro phải sửa chữa sau khi đã đi vào hoạt động.
Xem thêm: Giải Pháp Cải Tạo Văn Phòng Làm Việc Cho Doanh Nghiệp
Các Bước Thiết Lập Không Gian Làm Việc
Lên Sơ Đồ Mặt Bằng Tối Ưu Cho Từng Bộ Phận
Khi triển khai sơ đồ mặt bằng, doanh nghiệp cần ưu tiên luồng di chuyển hợp lý. Bộ phận liên quan đến khách hàng nên đặt gần khu vực tiếp tân. Các nhóm cần trao đổi thường xuyên nên bố trí gần nhau. Sơ đồ mặt bằng khoa học giúp giảm thời gian di chuyển trong văn phòng mới. Đồng thời tạo cấu trúc vận hành tuyến tính, dễ mở rộng về sau.
Chọn Nội Thất Phù Hợp Với Tính Chất Công Việc
Nội thất là phần tác động lớn đến năng suất. Khi xây dựng văn phòng mới. Doanh nghiệp nên lựa chọn bàn ghế thông minh. Có màu sắc hài hòa và đồng bộ với thương hiệu. Các khu vực như phòng họp, khu tập trung, khu thu giãn cần nội thất riêng để tạo đúng môi trường làm việc. Một lựa chọn đúng giúp nhân viên duy trì sức khỏe khi làm việc dài hạn.
Xem thêm: Báo Giá Thi Công Nội Thất Văn Phòng [Cập Nhật Mới Nhất 2025]
Tối ưu ánh sáng, âm thanh và không khí
Ba yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc và khả năng tập trung. Nên tận dụng ánh sáng tự nhiên nếu có, kết hợp với hệ thống chiếu sáng trung tính. Không gian nên hạn chế tiếng ồn bằng các giải pháp tiêu âm, thảm sàn hoặc vách kính. Hệ thống điều hòa và thông gió cần kiểm tra thường xuyên để đảm bảo không khí trong lành, duy trì trajg thái tỉnh táo cho nhân viên.
Xem thêm: Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Thi Công Văn Phòng Mới
Quy Trình Vận Hành Khi Chuyển Sang Văn Phòng Mới
Thông Báo Kế Hoạch Chuyển Đổi Và Phân Công Trách Nhiệm
Doanh nghiệp cần gửi thông báo cho toàn bộ đội ngũ trước ngày chuyển. Nội dung sẽ bao gồm thời gian di chuyển, vật dụng cần tự thu dọn, người phụ trách từng việc. Một kế hoạch rõ ràng giúp hạn chế vướng mắc khi bước vào không gian mới, gỉam áp lực tâm lý cho nhân viên.
Kiểm Tra An Toàn Văn Phòng Mới
Sau khi chuyển sang địa điểm mới, toàn bộ nhân sự nên được hướng dẫn sử dụng các khu vực mới. Doanh nghiệp nên tổ chức buổi kiểm ra an toàn liên quan đến phòng cháy chữa cháy. Khi nhân viên hiểu đầy đủ các nguyên tắc sử dụng văn phòng mới, họ sẽ chủ động hơn trong công việc hằng ngày.
Thu thập thông Tin Phản Hồi & Điều Chỉnh
Trong hai đến ba tuần đầu, doanh nghiệp nên thu thập phản hồi từ đội ngũ để điều chỉnh các vấn đề còn tồn đọng. Những phản hồi như ánh sáng chưa phù hợp, ghế làm việc văn phòng nhưng chưa thoải mái, vị trí phòng họp chưa tiện đều giúp cải thiện chất lượng. Qúa trình này tạo ra cảm giác lắng nghe, tăng sự gắn kết giữa nhân viên và tổ chức.
Xem thêm: Đổi Mới Văn Phòng Với Công Ty Nội Thất Uy Tín HCM
Một văn phòng mới là bước chuyển quan trọng thể hiện sự trưởng thành của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị chỉn chu giúp tổ chức vận hành hiệu quả . Hy vọng những nội dung mà xaydungoffice.com đã chia sẽ giúp doanh nghiệp biết thêm kiến thức về văn phòng mới. Đừng quên theo dõi chúng tôi để biết thêm về xaydungoffice.
