Về lý thuyết, báo giá thiết kế nội thất luôn là tài liệu đầu tiên mà doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều chủ đầu tư chỉ nhìn vào con số tổng mà bỏ qua cấu trúc bên trong của báo giá hoặc chưa thực sự hiểu nội dung của báo giá. Điều này dẫn đến một hệ quả thường gặp trong ngành: chi phí bị phát sinh trong quá trình triển khai, làm đội ngân sách và ảnh hưởng tiến độ và gây mâu thuẫn đôi bên.
Ở viết này, xaydungoffice.com sẽ giúp bạn nhận diện những hạng mục thường bị bỏ sót, phân tích lý do điều này xảy ra và cách kiểm soát để quy trình hiệu quả ngay từ đầu.
Vì sao báo giá thiết kế nội thất dễ thiếu hạng mục?
Trước khi đi vào các hạng mục cụ thể, cần hiểu rõ nguyên nhân cốt lõi khiến bản báo giá không phản ánh đầy đủ chi phí thực tế.
Bản báo giá thiết kế nội thất chỉ mang tính khái toán
Phần lớn các bản báo giá thiết kế ban đầu được lập dựa trên:
-
Diện tích dự kiến
-
Loại hình công trình (văn phòng, showroom, sảnh chờ,…)
-
Mức độ đầu tư trung bình
Ở giai đoạn này, bản thiết kế chưa đủ chi tiết để bóc tách toàn bộ khối lượng công việc. Do đó, báo giá thiết kế nội thất thường chỉ mang tính khái toán, chưa thể hiện hết các hạng mục chuyên sâu như hồ sơ kỹ thuật, phối hợp hệ thống hay điều chỉnh theo thực tế thi công.
Nếu doanh nghiệp hiểu nhầm rằng đây là chi phí trọn gói cuối cùng, rủi ro phát sinh là điều gần như chắc chắn.
Chưa khảo sát hiện trạng kỹ
Một nguyên nhân rất phổ biến khác là khảo sát hiện trạng sơ sài hoặc chưa đầy đủ. Với công trình cải tạo, mở rộng hoặc thuê lại mặt bằng cũ, hiện trạng thực tế thường có nhiều yếu tố tiềm ẩn:
-
Cao độ sàn, trần không đồng đều
-
Hệ thống MEP cũ và không còn đồng bộ
-
Kết cấu bị giới hạn khi cải tạo
Khi chưa khảo sát kỹ, báo giá thiết kế nội thất ban đầu khó có thể lường hết các điều chỉnh cần thiết trong quá trình triển khai, dẫn đến thiếu hạng mục.
Hiểu sai phạm vi thiết kế
Không ít doanh nghiệp nhầm lẫn giữa những khái niệm sau:
-
Thiết kế concept
-
Thiết kế chi tiết nội thất văn phòng
-
Thiết kế phục vụ thi công
Nếu hai bên không làm rõ phạm vi ngay từ đầu, báo giá thiết kế nội thất có thể chỉ bao gồm một phần công việc, trong khi doanh nghiệp lại kỳ vọng nhiều hơn. Đây là nguyên nhân gây tranh cãi và phát sinh chi phí phổ biến nhất.
5 hạng mục thường bị bỏ sót trong báo giá thiết kế nội thất văn phòng
Dưới đây là những hạng mục trong báo giá thiết kế nội thất văn phòng thường xuyên bị bỏ sót trong báo giá, dù trên thực tế lại phát sinh rất nhiều trong quá trình thi công. Việc không làm rõ các hạng mục này ngay từ đầu dễ khiến doanh nghiệp gặp rủi ro về chi phí, tiến độ và chất lượng tổng thể của không gian làm việc.
Hồ sơ kỹ thuật chi tiết
Nhiều báo giá chỉ đề cập đến thiết kế 3D mà không nêu rõ hồ sơ kỹ thuật đi kèm. Trong khi đó, để thi công chính xác, hồ sơ kỹ thuật là hạng mục bắt buộc, bao gồm:
-
Bản vẽ chi tiết đồ nội thất
-
Bản vẽ hoàn thiện sàn, trần, tường
-
Thông số vật liệu, kích thước, cấu tạo
Nếu báo giá thiết kế nội thất không bao gồm hồ sơ kỹ thuật chi tiết, doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí để bổ sung hoặc chấp nhận rủi ro thi công sai thiết kế.
Thiết kế điều chỉnh theo thực tế
Trong quá trình triển khai, việc điều chỉnh thiết kế là điều gần như không thể tránh khỏi. Nguyên nhân có thể đến từ:
-
Thay đổi nhu cầu sử dụng
-
Điều kiện mặt bằng không đúng dự kiến
-
Yêu cầu mới từ ban lãnh đạo
Tuy nhiên, không phải báo giá thiết kế nội thất nào cũng bao gồm số lần điều chỉnh hoặc phạm vi điều chỉnh. Khi vượt quá giới hạn này, chi phí phát sinh sẽ được tính riêng.
Phối hợp bộ môn liên quan
Với nội thất doanh nghiệp, thiết kế không chỉ dừng lại ở không gian mà còn phải phối hợp chặt chẽ với:
-
Hệ thống điện – chiếu sáng
-
Điều hòa không khí – thông gió
-
PCCC, mạng, camera, âm thanh
Tuy nhiên, nhiều báo giá thiết kế nội thất chỉ tập trung vào phần kiến trúc và bố cục nội thất, trong khi nội dung phối hợp bộ môn lại không được thể hiện rõ ràng. Điều này khiến thiết kế dễ bị rời rạc, chưa phản ánh đúng tầm quan trọng của việc bố trí văn phòng làm việc theo công năng thực tế, dẫn đến việc phải điều chỉnh nhiều lần trong quá trình thi công và làm phát sinh chi phí không mong muốn.
Cách kiểm soát báo giá thiết kế nội thất hiệu quả
Để hạn chế tối đa rủi ro và phát sinh chi phí, doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát báo giá thiết kế nội thất ngay từ đầu.
Yêu cầu bảng phạm vi công việc
Thay vì chỉ xem con số tổng, hãy yêu cầu đơn vị thiết kế cung cấp:
-
Danh sách công việc chi tiết
-
Sản phẩm bàn giao cụ thể
-
Số lần chỉnh sửa được phép
Một bản báo giá minh bạch luôn đi kèm bảng phạm vi công việc rõ ràng, giúp doanh nghiệp biết chính xác mình đang trả tiền cho những hạng mục nào.
So sánh báo giá theo hạng mục
Khi so sánh nhiều đơn vị, đừng chỉ so sánh mỗi báo giá cuối cùng. Hãy đặt các báo giá thiết kế nội thất cạnh nhau và đối chiếu, nhất là các hạng mục sau:
-
Phạm vi công việc
-
Mức độ chi tiết hồ sơ
-
Trách nhiệm phối hợp thi công
Trong nhiều trường hợp, báo giá thấp hơn lại tiềm ẩn nhiều chi phí phát sinh hơn về sau.
Làm rõ chi phí phát sinh
Một bản báo giá chuyên nghiệp cần thể hiện rõ:
- Còn những hạng mục nào chưa bao gồm
-
Trường hợp nào phát sinh chi phí
-
Cách tính chi phí bổ sung
Việc làm rõ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách và tránh tranh chấp trong quá trình triển khai. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh xu hướng thiết kế văn phòng liên tục thay đổi, kéo theo yêu cầu điều chỉnh về không gian, vật liệu hoặc công năng sử dụng.
Chọn công ty tư vấn thiết kế thi công nội thất uy tín
Cuối cùng, yếu tố quan trọng nhất vẫn là đơn vị thực hiện. Một công ty có kinh nghiệm trong thiết kế và thi công nội thất doanh nghiệp sẽ:
-
Tư vấn đúng ngay từ đầu
-
Lập báo giá thiết kế sát thực tế
-
Hạn chế tối đa phát sinh khi thi công
Thay vì chọn đơn vị có báo giá thấp nhất, doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có quy trình rõ ràng, tư duy tổng thể và kinh nghiệm triển khai thực tế.
Báo giá thiết kế nội thất không chỉ là một con số, mà là bản đồ chi phí cho toàn bộ quá trình triển khai không gian doanh nghiệp. Nếu được tiếp cận đúng cách và làm việc với đơn vị uy tín, báo giá không còn là rủi ro mà trở thành công cụ giúp doanh nghiệp đầu tư hiệu quả và bền vững. Hy vọng những chia sẻ trên từ xaydungoffice.com sẽ giúp Quý vị hiểu rõ hơn về những hạng mục bị sót cũng như tầm quan trọng của bản báo giá này.
